14 אוקטובר 2013

ניהול זמן- איך להתמודד עם אילוצים מהסביבה?

אחד האתגרים  המרכזיים בניהול עצמי, היו  ההתמודדות עם אילוצי הארגון או הסביבה
לעיתים אנו יודעים לנהל את עצמנו מצוין כאשר אנו לבד, אולם כאשר אנו עובדים עם אחרים או  תלויים באחרים, מנהלים עובדים או מנוהלים ע"י מישהו אחר, המצב הופך להיות בלתי נסבל ואנו מרגישים שלוקחים לנו את השליטה על הזמן שלנו.
 

הכנתי עבורכם כמה כללים בסיסיים לניהול נכון מול אילוצי הסביבה:
לעשות תאום ציפיות- זה כל כך טרוויאלי  וחשוב ובכל זאת לא עושים זאת מספיק. כאשר מישהו אחר מפעיל אתכם,  ואתם צריכים להגיש לו תוצרת, תאמו איתו מתי יקבל זאת. מול לקוחות פנימיים או חיצוניים תאמו ציפיות לגבי הזמינות שלכם ומתי תחזרו אם הם מחפשים אתכם.תאמו ציפיות לגבי  לוחות הזמנים לתכנון או לביצוע  

לשתף את המנהל שלי בהתלבטויות לגבי  סדרי עדיפויותאם הבוס שלכם מבקש מכם לעשות עוד משהו עכשיו,  זה בגלל שהוא לא ממש יודע מה אתם עושים כרגע.. יש לתת לו את הזכות לנהל אתכם  ולומר לו: "יש לי לעשות את זה ואת זה ואת זה ואת... מה אתה מעדיף שאני אעשה קודם או עכשיו?"

שינוי "תפיסת השירות עכשיו"הכי חשוב. לוותר על האובססיה לענות לכל טלפון, לכל אדם שמדבר אלינו. להבין, שאני לא צריך להיות כל הזמן בהיכון למתן שירות. כשנותנים שרות ללקוח  בשעות קבלה זה משהו אחד וכשהבוס או חבר לעבודה מבקש מאיתנו משהו, יש לבחון אם זה חשוב/ דחוף...

כאשר זה ביומן זה מרפה מאתנו- יש עבודות מעצבנות/ לא דחופות, שעל-מנת שלא יעיקו עלינו, כדאי להקצות להן זמן ביומן. כך משתחררים מהתחושה שזה "נושף בעורף" ועושים קודם את מה שבאמת דחוף.  למשל, לקבוע תור לבדיקות ולרשום ביומן זה לוקח מעט זמן ומשחרר אותנו.


לגיטימי לדרוש "שעת שקט"  - אפשר לתלות שלט עם בקשה לא להפריע כרגע (כמו בבית מלון על הדלת). כדי שהדבר לא יעורר תגובות שליליות,  כדאי לעשות תיאום ציפיות עם הסביבה שלך ולאפשר לגיטימציה כזאת לכולם, בהתאם לתפקיד כמובן....


מיון הסחות חברתיות- הפרעות תמיד יהיו. השאלה היא איך נתייחס אליהן. אם מישהו שואל אותנו מה שלומנו, אפשר לענות "בסדר, אני באמצע משהו" זה סינון מעולה. בטלפון אפשר לתת לתא הקולי לסנן, ואת הילדים ניתן ללמד דרך לעקיפת חסימות רק במקרים דחופים. נפלנו, ענינו לטלפון בטעות, לא להיגרר, "אחזור אליך עוד..." ולרשום לנו לחזור, כדי שירד מאיתנו.


למצוא משימות שניתן לבצע במקביל בלי לפגוע באיכותן- למשל אפשר לסנן מיילים ולאכול ארוחה קלה במשרד.  אפשר לאכול צהריים ולחזק קשר עם ספק או עובד. אפשר לקפל כביסה ולראות טלוויזיה, אפשר לרחוץ כלים ולתכנן את יום המחרת, אפשר לשמור על קשר בטלפון עם חברה וגם לתלות כביסה

זה נראה קשה ובלתי אפשרי, אז מה עושים עכשיו?
כדי להצליח מתחילים בצעד הראשון. בחרו לכם נושא אחד, או תחום אחד והתנהלו נכון רק איתו.
רק אחרי שתצליחו לנהל עצמכם  עם תחום זה שבחרתם, ותרגישו הבדל ממה שהיה קודם, בחרו נושא נוסף ליצירת שינוי התנהגותי ובניית הרגל חדש

בהצלחה,
עדנה קורן

אין תגובות:

הוסף רשומת תגובה