11 ספטמבר 2013

ניהול זמן- למה רשימת המשימות שלי לא נגמרת??

קרה לכם שהגעתם לעבודה עם תוכנית מסודרת של משימות שתכננתם לעשות היום,
ובסוף היום יצאתם מתוסכלים שלא הספקתם כלום?
 בואו ננסה להיזכר איך זה קרה...

הגעתם לעבודה, הכנתם קפה ופגשתם במטבח את "רותי" שחזרה עכשיו מטיול בתאילנד.
 פטפטתם ושמעתם סיפורים מרתקים. אח"כ בדרך חזרה לחדרכם פגשתם אחד המנהלים שלכם, שהזכיר לכם להעביר לו דוח מעודכן של צפי המכירות.  הגעתם לחדר ומיד הוצאתם לו את הדוח כדי שירד מכם.
אח"כ התחלתם בכתיבת דוח הפקת הלקחים מפעילות השיווק האחרונה (המשימה הראשונה שהיתה מתוכננת היום...).   תוך כדי נכנסו לחדרכם 5 אנשים שונים שבקשו עזרה במציאת פתרונות לבעיה שצצה.
עזרתם, ברור אלא מה?
הגיעה הפסקת הצהרים ויצאתם לאכול משהו, כשחזרתם השאירו לכם על השולחן כמה דברים חדשים לטפל בהם. אמרו שדחוף...לא הייתם בטוחים שזה מאד דחוף אבל טיפלתם. הכי נוח לטפל ולגמור. הגיעה השעה ארבע, הסתכלתם ברשימת המשימות שתכננתם וראיתם שלא סיימתם אפילו את הראשונה...

אני מאמינה שכל מי שקורא עכשיו מחייך לעצמו כי זה קרה לו יותר מפעם אחת. אבל למה זה קורה?

זה קורה לנו ולעוד הרבה אחרים, כי אנו שבויים במלכודות זמן נפוצות  "התמכרות לדחוף" ו"לא נעים חברתי".   אלו שתיים ממלכודות הזמן  הרבות, שמקשות עלינו להיות אפקטיביים ונותנות לאחרים לנהל לנו את החיים.

אז  על קצה המזלג, מה עושים???

היו מודעים למלכודת החברתית
לא כל מפגש עם עמית לעבודה, נכון להפוך למפגש חברתי. היו מודעים שהיגררויות כאלו,  יובילו אתכם לתסכול בסוף יום העבודה, משום שמילאתם אותו באירועים רבים שאינם מתוכננים. הזמן הוא כמו קופסה.  אם תמלאו אותה באבנים קטנות לא יהיה מקום לגדולות והחשובות. וזה לא אומר שאנחנו לא נחמדים- בהחלט מתאים שתקדישו לחברים זמן ראוי ומתוכנן.

לא כל מה שמוצג שהוא דחוף הוא באמת יותר דחוף מהמשימות שברשימה שלכם
אחד העקרונות החשובים בניהול זמן זה לתת קדימות לדברים החשובים על פני הדחופים והפחות חשובים. אל תתנו בהכרח לדברים שמוצגים כדחופים עדיפות על התוכנית שלכם. הרבה מתוך הדברים האלו שמוצגים כדחופים הם מתחזים ואם תחשבו על זה לעומק הם לא יותר חשובים מהדבר שתכננתם.

עבדו עם חלונות זמן כולל חלון זמן לבלת"מ
 אם אתם נותני שירות ומחוייבים לטפל בפניות דחופות, תכננו באופן ראלי  את היום שלכם כולל השארת זמן לבלתי מתוכנן, כך לא תהיו מתוסכלים בסוף יום העבודה.

זכרו שאחרים גדלים ומתפתחים כשאתם נותנים להם להתמודד ולמצוא פתרונות
 מנהלים שימשיכו עם תוכנית העבודה שלהם ויתנו לצוות להתמודד עם בעיות, ישיגו בטווח ארוך תוצאות טובות יותר. ואחרון, 

העדיפו פעולה יזומה על מגיבה- כן, הוציאו שיחות לפי תוכנית ובזמן שתכננתם, גשו לצוות שלכם לתת מענה לבעיות בשעות קבועות בהתאם לניסיון המצטבר שלכם.  כך תנהלו טוב יותר את הזמן שלכם.  

שיהיה בהצלחה בדרך הארוכה לשיפור האפקטיביות האישית...
שלכם,
עדנה קורן

תגובה 1: